Was machen Business Analysten? – Teil 10: Spontane Workshops meistern

Business Analysten reden gerne, sie hören aber auch gerne zu und dokumentieren fachlichen Kontext. Vor allem aber blühen Business Analysten bei Moderationen und Workshops auf. Meistens sind Workshops so organisiert, dass es genug Zeit gibt, sich gezielt darauf vorzubereiten. Eine strukturierte Arbeitsweise ist Business Analyst:innen schließlich sehr wichtig – vor allem, weil Begriffe wie Chaos, Durcheinander, Stress, Hektik und Unordnung im Alltag von Business Analysten permanent präsent sind.

Falls du neu hier bist, kannst du direkt weiterlesen – oder du startest die gesamte Serie über den Alltag von Business Analysten ganz von vorne. Hier geht’s los: Teil 1: Die Lage überblicken

Bühne frei für Business Analysten

Das Ziel von Rollen aus der Kategorie „Business Analyse“ ist eindeutig definiert: Business Analysten bauen Wissen auf – Schritt für Schritt. Ein systematischer Umgang mit Tools und Software (siehe Teil 6: Tools gezielt nutzen) gibt ihnen dabei das Vertrauen und die Sicherheit, die sie im Arbeitsalltag brauchen. Und dann kommt die große Kunst, die Business Analysten besonders anzieht: WORKSHOPS.

Bei Workshops geht es um:

1. Sprache, Ausdruck und Wort
2. Fachkontexte
3. Interaktion in und mit Teams und Menschen
4. Routinen und Regelmäßigkeiten

Die Workshop-Realität

Ein guter Moderator kennt sich aus. Der Speaker weiß, worüber er oder sie spricht. Business Analysten müssen Workshop-Teilnehmende überzeugen – rednerisch und inhaltlich. Ansonsten steigen 30 – 70 % der Teilnehmenden erfahrungsgemäß aus, verabschieden sich remote als Kurznachricht oder verschwinden leise aus dem Raum. Das ist eine richtige ‚Klatsche‘ für die präsentierende Person.

Für Business Analysten ist das oft kein Problem. Analysten können sich auf ihre Umgebung verlassen – zumindest theoretisch. Auch Analysten müssen erst lernen, ihrem Umfeld Vertrauen zu schenken: Kolleginnen und Kollegen, Stakeholdern und ihrer Arbeitsumgebung. Meist bleibt es ohnehin nie bei einem Workshop.

Mein Alltag zeigt: Menschen lieben Workshops. Workshops sind nicht nur „Memory spielen“ (siehe Teil 7: Fachlich klar bleiben) – Workshops sind wesentlich mehr. Menschen haben gleichzeitig Freude und Spaß. Haben Business Analysten ihre Teilnehmenden erst einmal überzeugt, folgt fast immer ein Folge-Workshop. Workshops sind lebendig. Einer folgt auf den nächsten, und so weiter …

Die Geschichte von der Torte

Workshops täglich vorzubereiten ist nicht möglich. Workshops sind das sogenannte i-Tüpfelchen – etwas Besonderes, bildlich gesprochen: die Kirsche auf der Sahnehaube. Wer liebt sie nicht, die Schwarzwälder Kirschtorte. Auf ihr glänzt die Kirsche wunderschön, aber seien wir ehrlich: Zumeist schmeckt die Torte besser als die Kirsche selbst.

Workshops sind wie Torten: aufwendig, teuer, besonders. Ein Stück Kuchen kaufen ist einfach – aber eine ganze Torte transportieren? Vielleicht sogar mit dem Fahrrad? Nicht so leicht, oder?

Mindmaps, Menschen und viel Gestaltungsraum

Workshops sind chaotisch. Mindmaps helfen. Nicht zuletzt müssen Gedanken sofort aufgeschrieben werden, sonst verfliegen sie. Aus Analyse-Sicht ist es wichtig, sich auf wesentliche Fakten zu konzentrieren – zu viele Details nerven Teilnehmende in der Regel.

Der Aufbau eines Workshops ist kleinteilig definiert und durchstrukturiert. Das sehen die Teilnehmenden jedoch nicht, weil es vor dem Workshop passiert. Dass es nach Workshops oft hitzige Debatten über die Vortragenden gibt, wissen alle Workshop-Durchführenden – Business Analysten eingeschlossen. Oft melden sich einige Teilnehmende nach einem Workshop direkt bei den Business Analysten, um etwas Persönliches mitzuteilen.

Test: Mindmap-Idee oder Architektur?

Während des Workshops entsteht häufig Kreativität: Mindmaps, Ideen, kleine Architektur-Skizzen. Für mich als Business Analyst sind das „Mindmap-Ideen“, fachlich aber eigentlich Architektur-Ansätze für technische Systemumgebungen.

Pass auf, ich zeige dir, was ich meine. Guck dir diese Abbildung aus einem Beispielprojekt an. Ist das eine Mindmap oder eine Architektur?

Bis Business Analysten sich an Workshops wirklich einmal heranwagen, vergehen manchmal mehrere Jahre bis Jahrzehnte. Zunächst lernen Business Analysten kleine bis mittlere Meetings zu moderieren.

Serienende

Abschließend zu der Blogserie ‚Was machen Business Analysten?‚ stelle ich hier aktuelle Empfehlungen und Trends im Buchmarkt bereit. Beim Schreiben dieser Serie habe ich manchmal versucht den Schreibstil von äußerst erfolgreichen Büchern einzubeziehen, wie z. B. von:

• „Komm, ich erzähl dir eine Geschichte“ von Jorge Bucay
• „Elefant“ von Martin Suter, oder
• „Rich Dad Poor Dad“ von Robert Kiyosaki und Sharin L. Lechter.

Und hier ist meine Top 14-Bücherliste:

In dieser Blogserie sind erschienen:

• Teil 1: Die Lage überblicken
• Teil 2: Die unsichtbare Kraft hinter erfolgreichen Projekten
• Teil 3: Aus Anforderungen produktive Ergebnisse machen
• Teil 4: Dashboards zum Fliegen bringen
• Teil 5: Motiviert Ziele erreichen
• Teil 6: Tools gezielt nutzen
• Teil 7: Fachlich klar bleiben
• Teil 8: Modernes Projektmanagement
• Teil 9: In Gruppen überzeugen
• Teil 10: Spontane Workshops meistern