Was machen Business Analysten? – Teil 6: Tools gezielt nutzen

Business Analysten arbeiten mit vielen Tools – und oft mit vielen verschiedenen auf einmal. Die Toolauswahl bestimmen sie jedoch nicht immer selbst: Häufig steigen sie in bereits bestehende Projektumgebungen ein, in denen bestimmte Softwarelösungen vorgegeben sind. Dabei bleiben sie flexibel und offen – denn im Mittelpunkt steht das Projektziel, nicht das Tool.

Ob es um Softwareentwicklung, Datenanalysen oder Dokumentation geht – Business Analysten wollen zuerst den Bedarf verstehen. Welche Tools dabei genutzt werden, ist oft zweitrangig. Und doch: Der richtige Umgang mit Tools ist ein Erfolgsfaktor. In diesem Beitrag zeige ich, wie Business Analysten Tools sinnvoll einsetzen und welche Rolle Offenheit, Struktur und Teamarbeit dabei spielen.

Dies ist übrigens eine ganze Serie zur Business Analyse und startet hier:

Serienstart: Die Lage überblicken

Welches Tool ist das richtige?

Die Antwort: Kommt‘ darauf an. In der Praxis begegnen Business Analysten einer Vielzahl von Tools – von geliebten Klassikern bis zu sperrigen Systemen. Was zählt, ist nicht, ob ein Tool „cool“ ist, sondern ob es die Projektarbeit effizient unterstützt.

Wofür werden Tools eingesetzt?

Fangen wir von vorne an: Wofür werden Tools gebraucht? Dies kann in Form einer Dokumentation, einer Unterlage für eine Workshop-Vorbereitung oder in Gestalt eines Dashboards sein. Business Analysten nutzen Tools, um Fachinhalte greifbar zu machen.

Das geschieht etwa in Form von:

• Dokumentationen
• Workshop-Unterlagen
• Dashboards & Reports
• Datenbankabfragen
• Modellen und Diagrammen

Zum Einsatz kommen u. a.:

• BI-Tools wie Tableau, Power BI, SAP BO, etc.
• ausgewählter Statistik- und Analyse-Software
• Kalkulationstools (Excel, Google Sheets)
• Datenbank-Umgebungen
• Projekt- & Doku-Tools wie Jira, Confluence, Miro, usw.

Business Analysten unterstützen gerne. Deshalb stellen sie auch viele Fragen. Expert:innen und Spezialist:innen kennen sich schließlich viel besser aus. Hier lohnt sich das Fragenstellen also besonders. Auf diese Weise entsteht eine erste Zusammenarbeit mit Developern, Product-Ownern, Stakeholdern, und vielen, vielen weiteren Ansprechpersonen – egal, ob intern oder extern. Die Anforderungen werden in Aufgaben und Fachinhalten übersetzt; jeweils direkt in der jeweiligen Toolumgebung im Projektkontext.

Tool-Offenheit ist ein Erfolgsfaktor

Sich neuen Tools zu öffnen, ist nicht immer leicht – aber oft notwendig. Wer zu sehr an gewohnten Tools festhält, macht sich den Arbeitsalltag schwer. Statt Energie in den Wunsch nach Toolwechseln zu investieren, konzentrieren sich erfahrene Analysten auf Inhalte, Ziele und Zusammenarbeit.

Denn: In den meisten Projekten wird ohnehin mit verschiedenen Tools gleichzeitig gearbeitet. Umso wichtiger ist ein strukturierter Umgang und ein gesunder Pragmatismus.

Also nur Mut: Neue Tools kennenzulernen, kann Spaß und Freude mit sich bringen. Dafür braucht es allerdings wie gesagt ein gewisses Maß an Offenheit. Wer sich auf die gewohnten Tools fixiert, erschwert sich den Arbeitsalltag. Das ist verschwendete Energie. Besser ist es, man wartet erst einmal ab, und lässt sich situativ auf Tools ein.

Schließlich arbeiten Business Analysten während des Projektzyklus genauso wie Developer und Projektmanger gleichzeitig mit vielen verschiedenen Tools. Hektik und Stress lenken gerne vom Fachinhalt ab. Da ist es langfristig effektiver und effizienter, sich auf Inhalte zu konzentrieren, als beispielsweise über die Abschaffung einer im Unternehmen integrierten Software zu debattieren. Die Entscheidung trifft der Business Analyst meist nicht selbst. Viel entscheidender kann es daher für ihn sein, den Überblick zu behalten und eine gewisse Ordnung im Umgang mit Tools zu lernen.

5 Tipps für den erfolgreichen Umgang mit Tools

Sind Tools neu oder noch unbekannt, muss der Umgang damit gelernt werden. Nicht, dass noch ein Tool-Chaos entsteht; das wäre fatal …

Hier 5 Tipps, die helfen können:

1. Zeit nehmen: Sich Zeit für die neuen Tools nehmen, um diese kennen zu lernen, um den Umgang damit zu begreifen.
2. Hilfe holen: Ansprechpersonen bei Unternehmen sofort um Hilfe bitten, wenn etwas nicht direkt funktioniert. Es wäre schade, wenn wichtige Inhalte verloren gehen – vor allem, wenn dies vermeidbar ist.
3. Direkt im Tool arbeiten: Gemeinsam mit Expert:innen und Spezialist:innen an Fachinhalten direkt in der Toolumgebung arbeiten. Es kostet einfach so unglaublich viel Zeit erst einmal alles auf Papier aufzuschreiben und dann in die Tools zu übersetzen. Viel entspannter ist es, alles direkt am neuen Tool zu machen. Auch Aufgaben direkt innerhalb der Tool-Lösung abarbeiten – nicht mit alternativen Tool-Umgebungen als Zwischenlösung ‚rumexperimentieren‚. Das kostet richtig viel Zeit.
4. Geduld bewahren: Mutig und gelassen bleiben – auch, wenn einmal etwas nicht sofort funktioniert. Es gibt schließlich immer freundliche und hilfsbereite Expert:innen, die immer gerne weiterhelfen. Wirklich wahr!
5. Dokumentieren: Schrittfolgen zur Nutzung von neuen Tools für die eigene, persönliche Dokumentation aufschreiben. Man wird sicher nicht jede ‚Doku‚ brauchen, aber manchmal kann die eine oder andere Mitschrift von ‚früher‚ schon helfen, um in neuen Projektsituationen fachlich dabei zu bleiben und sich eben nicht nur mit den Tools zu ‚beschäftigen‚. In der Beratung kann das ein Schlüssel-Moment sein.

Fazit: Tool-Kompetenz als Schlüssel

Wenn du für dich erst eine eigene Herangehensweise im Umgang mit Tools gefunden hast, kannst du dieses Wissen weitergeben. Das wird auch anderen Business Analysten helfen. Vielleicht hilft deine Erfahrung sogar bei der Softewarentwicklung.

Wer mit vielen Tools arbeitet, braucht Struktur – nicht Perfektion. Business Analysten bringen genau das mit: Sie adaptieren sich an neue Umgebungen, behalten den Überblick und nutzen Tools zielgerichtet. So unterstützen sie Projekte nicht nur technisch, sondern auch methodisch und menschlich.

Bisher erschienen:

• Teil 1: Die Lage überblicken
• Teil 2: Die unsichtbare Kraft hinter erfolgreichen Projekten
• Teil 3: Aus Anforderungen produktive Ergebnisse machen
• Teil 4: Dashboards zum Fliegen bringen
• Teil 5: Motiviert Ziele erreichen
• Teil 6: Tools gezielt nutzen
• Teil 7: Fachlich klar bleiben