Business Analysten arbeiten zwischen IT und Fachbereichen. Sie suchen in Daten und Datenbanken spezifische Zahlen, an denen es sich lohnt, dranzubleiben – oder anders ausgedrückt: Sie suchen Potenziale für Report-Statistiken in Organisationen. Deshalb erstellen sie für Fachbereiche diverse Auswertungen, Analysen, Reportings- und Report-Landschaften. Das passiert aktuell nicht mehr nur mit Microsoft Excel und MS Access sondern auch mit Dashboard-Tools, wie Tableau, Power BI oder SAP BO/BI Business Objects.
Dashboard-Tools sind Teil von Business-Intelligence-Lösungen (BI-Tools) oder Analytics-Software und kommen in allen Branchen zum Einsatz: von Automobilbranche, Logistik- oder Finanzsektor, bis hin zur öffentlichen Verwaltung; sogar im Startup-Umfeld sind sie anzutreffen. Inhaltlich sind diese Tools allerdings – auch kostentechnisch – eher für große und langfristige Vorhaben geeignet. Daher werden sie am häufigsten im Finance-Umfeld oder im Strategie- und Marketing-Bereich verwendet.
Was ein Dashboard in der Business Analyse leistet – Funktionen, Beispiele und Tipps zur Umsetzung, zeige ich in diesem Teil der Serie ‚Was machen Business Analysten?‘.
Neu hier? Hier kannst du dir die ersten drei Teile der Serie ansehen:
Teil 1: Die Lage überblicken
Teil 2: Die unsichtbare Kraft hinter erfolgreichen Projekten
Teil 3: Aus Anforderungen produktive Ergebnisse machen
Aber nun zurück zu diesem 4. Teil der Serie – Let’s go!
Was sind Dashboards in der Business Analyse?
Dashboards bieten Übersichten, mit wenigen oder vielen Auswertungen, die interaktiv genutzt werden können. Fachlich ausgedrückt: Daten werden in Übersichtsblättern visualisiert, also grafisch dargestellt. So entstehen nicht nur Analyseergebnisse sondern lebendige Auswertungen, die direkt für Entscheidungen herangezogen werden können. Business Analysten lieben es, auf diese Art und Weise, Entscheidungsvorlagen, für Kund:innen zu erstellen.
Dashboards sind also moderne Werkzeuge für Reporting und Business Intelligence. Sie ermöglichen datenbasierte Entscheidungen auf einen Blick, also aus dem dem standardisierten BWL-Berichtswesen. Klingt ziemlich langweilig, oder? Das Berichtswesen hat einen Bezug zum Strategischen Management – egal, ob in Geschäftsleitungsbereichen, auf Vorstandsniveau, oder beispielsweise in IT-Abteilungen. Dashboards sind ein Management-Instrument, die Kennzahlen – sogenannte KPIs (Key Perfomance Indicator) abbilden. Darüber können Umsatzentwicklungen, Geschäftsfeldentwicklungen und Trendanalysen mit Prognosetendenz erstellt werden. Denn: Dashboards leben von Daten.
Gucke dir gerne dieses Beispiel-Dashboard im Rohformat an:
Wie komplex ist es, ein Dashboard zu erstellen?
Kommt drauf an! Dashboards enthalten strategische Kennzahlen (KPIs: Key Perfomance Indicator). Die Erstellung eines einzelnen Dashboards kann wenige Minuten oder Stunden dauern; manchmal nimmt es auch Wochen oder Monate in Anspruch. Das hängt davon ab, welche Fragestellungen ein Dashboard beantworten soll.
| Ein Beispiel aus einem Einstellungsgepräch für Business Analysten:
Ein Unternehmen in der Logistikbranche möchte seine Umsatzentwicklung über die letzte fünf Jahre in einem Dashboard abbilden, um Potenzialanalysen auf Quartalsebene vorzunehmen. Das Ziel ist klar definiert und heißt: Wachstum. Es haben sich bereits erste Tendenzen gezeigt, dass es in den Wintermonaten zu Auslastungsdefizieten kommt, die durch den Zukauf von Geschäftsfeldern kompensiert werden könnten. Die Daten der Umsätze liegen allen vor. Die Erstellung – inklusive der Visualisierung der Dashboards – dauert daher in diesem Fall nur wenige Tage. |
Die Komplexität eines Dashboards hängt davon ab, welche Fragen es beantworten soll – und ob die nötigen Daten bereits vorliegen. Einfache KPIs wie Umsatzzahlen liegen einer Organisation zum Beispiel direkt vor.
Aufwändiger wird es bei:
- Spezifischeren Informationen
- Daten, die länger in die Vergangenheit hinein reichen
Hier kann es also dauern und Business Analysten müssen dann besonders geduldig sein.
Datenbeschaffung: Der Weg zu einem funktionierenden Dashboard
In der Praxis müssen Business Analysten diese Informationen zunächst in Form von Rohdaten über einzelne Fachbereiche anfragen und sich mit Expert:innen über den Detailgrad der relevanten Daten austauschen. Dafür sind manchmal wenige, manchmal auch viele Meetings nötig.
Meist entwickeln sich Dashboards im Laufe der Zeit jedoch von alleine. Es fängt an mit einer ersten Variante, die im Zeitverlauf mit weiteren Inhalten, also Zahlen und Daten, angereichert und grafisch visualsiert werden. Erfahrene Analysten beginnt mit wenigen Inhalten, d. h. sie verzichten zugunsten der Richtigkeit der Auswertung zunächst auf Details. Denn: Gerade bei Auswertungen mit Zeitverlaufsbezug, wo eine Vergleichsgrafik von Neudaten zu Altdaten erstellen werden sollen, muss die Vergleichsbasis immer stimmen. Wie in der Abbildung oben.
Wann ist ein Dashboard fertig? (Spoiler: nie ganz)
Zunächst einmal: Jedes Dashboard ist ein individueller, visuell aufbereiteter Report. Er ist also ein Blitzlicht und damit nie „fertig“.
Im Berichtswesen müssen Fragen beantwortet werden. Das braucht Zeit. Diese Fragen werden Business Anlaysten vorgegeben. Manchmal erarbeiten Business Analysten diese Fragestellungen auch zusammen mit Fachabteilungen aus dem Kundenkreis – zum Beispiel mit Projektleitung, Abteilungsleitung oder Geschäftsführung. (Wie so eine Anforderungsanalyse abläuft, erfährst du hier: ‚Was machen Business Analysten? – Teil 3: Aus Anforderungen produktive Ergebnisse machen‚)
Dashboards werden häufig in Echtzeit aktualisiert. So sind die Daten immer präsent. Also wie gesagt: Mit einem Dashboard wird aktiv gearbeitet. Fertig ist es daher nie, sondern es wird stetig um weitere Inhalte ergänzt, mit neuen Daten und Altdaten für Vergleichsansichten angereichert, und in Nutzerkreisen zugunsten von Entscheidungen diskutiert.
Ein Gerüst steht bereit
Die Grundstruktur eines Dashboards kann jedoch einmal initial aufgebaut werden. Sind alle relevanten Daten im Dashboard da, ist der visualisierte Bericht fertig. Und natürlich kann dieser im Zeitverlauf weiter ‚verschönert‚ werden.
Warum liefert der Bericht nicht das Ergebnis, das ich jetzt brauche?
Dashboards bilden die Zahlen ab, die ausgewertet wurden. Liefert eine Auswertung also ein Ergebnis, ist das für uns gut und wir haben unser Ziel erreicht. Stellt darüber hinaus jemand aus dem Dashboard-Team fest, dass das Ergebnis im Dashboard nicht korekt ist, ist das noch besser. Dann kann das Dashboard optimimiert werden!
Fehler finden und Reports verbessern
Hier ein paar Beispielfragen, die im Falle eines falschen Wertes im Bericht an das Dashboard gestellt werden sollten:
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Welche Rolle spielen Business Analysten im Dashboard-Prozess?
Business Analysten bewegen sich zwischen Development-Teams und Fachbereich. Sie verstehen also nicht nur die technische Seite, sondern begreifen vor allem, was das Fachpersonal inhaltlich braucht. Diese Anforderungen übersetzen sie so gut, dass exakt die Daten von der IT-Abteilung bereitgestellt werden, die erforderlich sind, um ein qualitativ-hochwertiges Dashboard zu erstellen.
Schlüsselqualifikation: Fokus und Kommunikation
Business Analysten handeln getreu nach dem Motto: ‚Wozu Daten auswerten, die gar nicht wichtig sind?!‘. Sie schaffen einen Fokus, haben immer das Projektziel im Blick und helfen konkrete Lösungen zu finden. Dabei stellen sie viele, viele Fragen und führen Gespräche mit allen Beteiligten, die für die Erstellung des Dashboards gebraucht werden. Alle Projektinvolvierte einzubinden und mitzunehmen gehört zu ihrem täglichen Geschäft.
Fazit: Dashboards leben – dank Business Analyse
Business Analysten lieben das Hinterfragen von Zusammenhängen. Daher fällt es ihnen auch so leicht, Dashboards zu bearbeiten. Du möchtest wissen, wie Business Analysten im Projektalltag ihre Aufgaben detailgetreu umsetzen können? Du bist vielleicht selbst Business Analyst und suchst nach einer gelungenen Organisationsstruktur für deinen Kalender? Dann bleib unbedingt dabei – wenn es in Teil 5 dieser Serie heißt: ‚Motiviert Ziele erreichen‚.
Bereits erschienen:
Was machen Business Analysten? – Teil 1: Die Lage überblicken
Was machen Business Analysten? – Teil 2: Die unsichtbare Kraft hinter erfolgreichen Projekten
Was machen Business Analysten? – Teil 3: Aus Anforderungen produktive Ergebnisse machen
Was machen Business Analysten? – Teil 4: Dashboards zum Fliegen bringen
