Sie sind up to date und kennen den Markt: Business Analysten unterstützen Product Owner, Developer, Projektmanager, Führungspersonen, Stakeholder und natürlich ihre Vorgesetzten. Mit Business Analysten zusammenzuarbeiten – so höre ich es oft – bringt nicht immer Freude, erleichtert aber das Projektcontrolling! Denn sie können besondere Dinge: Zum Beispiel finden sie die Lösungen, die ein Kunde erwartet. Außerdem ist ihr Namensgedächtnis phänomenal, denn ihr soziales Umfeld skaliert immer wieder während eines Projekts.

Aber was machen Business Analysten eigentlich den lieben langen Tag? Als Analystin sollte ich es wissen und die Antwort ist alles andere als langweilig! In diesem Blogpost erfährst du mehr darüber.

1. Informationen sammeln

Zu Beginn kommt es für die Business-Analyse darauf an, einen Überblick zu bekommen. Danach ist es wichtig, während der gesamten Projektlaufzeit den Überblick zu behalten. Und das ist gar nicht so einfach, wie es klingt. Denn zu Beginn eines Projekts ist oft Chaos angesagt: Das Projektteam des Kunden stellt sich vor. Organisatorische Aufgaben werden abgearbeitet. Es gibt viel fachlichen Input.

Dieses Wissen muss aufgeschrieben werden, erste „Kennenlernpräsentationen“ werden erarbeitet und dann geht es auch schon ans Eingemachte:

• Präsentationen
• Moderationen
• und das Daily Business.

Stell dir vor, du kommst in ein völlig fremdes Haus und sollst herausfinden, wo die Tür, die Fenster und das Badezimmer sind – und zwar möglichst schnell. Genau dafür ist eine Business Analyse da: Die Analytics-Fachleute sammeln Informationen, sortieren sie und erstellen daraus eine Karte, die für alle verständlich ist.

2. Zeit managen

Nachdem alles abgestimmt wurde, müssen die Aufgaben des Kunden abgearbeitet werden. Um diese Arbeit zu bewältigen, braucht es ein gutes Aufgabenmanagement. Denn jeden Tag verlängert sich die Aufgabenliste.

Dann heißt es: Aufgaben thematisch strukturieren, Aufgabenpakete mit wenigen oder vielen Aufgaben bestücken und sofort einplanen. Parallel können die ersten einfachen Aufgaben bereits abgearbeitet werden.

Wichtig: Bereits zu Beginn eines Projekts heißt es, Termine mit den Beteiligten vereinbaren! Also mit denjenigen, die das Projektziel im Auge behalten müssen:

• Stakeholder
• Kunden
• Dienstleister
• weitere Ansprechpersonen

3. Kommunizieren & dokumentieren

Kommunikation mit Ansprechpartnern, und die Dokumentation der Fachinhalte in den Systemlandschaften des Kunden sind also wichtige Aufgaben für die Analyseverantwortlichen. Allerdings kann es auch vorkommen, dass Business Analysten und Analystinnen nicht direkt zu Projektbeginn eingesetzt werden, sondern erst im Projektverlauf dazukommen. Dann heißt es für sie, sich schnell zurechtfinden und wie immer: Erst mal einen Überblick bekommen!

4. Wissen weitergeben

Erst wenn Business Analysten die Lage überschauen, können sie Wissen stückchenweise aufbauen. Wissen, das im späteren Projektverlauf gebraucht wird.

Analysten als gefragte Wissensträger

Die Personen, die Business-Analysen anfertigen, entwickeln sich zu Wissensträgern. Oft sind sie die einzigen mit einem detaillierten Blick auf alle Projektinhalte. Und das hat Folgen: Irgendwann sind nicht mehr sie es, die Termine einstellen und Ansprechpersonen und Stakeholder einladen, sondern sie selbst werden zu Terminen und regelmäßigen Meetings eingeladen. Wenn das so ist, ist es großartig: Bis hierhin hat alles offenbar so geklappt, wie es geplant war!

Anders als in den selbstorganisierten Terminen haben Business Analysten in Terminen, zu denen sie eingeladen wurden, die Aufgabe, über Fachinhalte aus dem Projekt zu sprechen. Meist werden gezielte Fragen gestellt und präzise Antworten erwartet; Antworten die nachweislich korrekt ausfallen. Da kann es schnell passieren, dass eine Antwort, die gegeben wurde, nicht direkt das Thema trifft, das gerade besprochen wird. Dann hakt ein Kunde gerne zwei oder drei Mal nach und wartet auch nach Terminende geduldig auf die korrekte Antwort.

Denn das Wissen aus der Analyse wird gebraucht: Mit diesem Projektwissen werden Entscheidungen getroffen, das Projektbudget „controllt“ und Projektpläne erarbeitet.

Mehr aus dieser Serie

Im zweiten Teil dieser Serie geht es um die Frage Was machen Business Analysten? – Teil 2: Die unsichtbare Kraft hinter erfolgreichen Projekten. Es lohnt sich dran zu bleiben!

Sie sind Business Analyst oder Business Analystin? Dann teilen Sie Ihre Gedanken mit mir und schreiben Sie mir, was Sie in Ihrem Alltag erleben. Ich freue mich drauf!