Wie stellt man sicher, dass Analyse, Ausschreibung und Umsetzung eines Projekts wirklich aufeinander abgestimmt sind? In Teil 6 unserer Gesprächsreihe mit Architekt Adam (ARCH) und Anforderungsmanager Manfred (AM) geht es um die wohl wichtigste strategische Frage im Anforderungsmanagement: Welche Inhalte gehören in die initiale Analyse – und was sollte besser erst im Umsetzungsprojekt geklärt werden?
Sechstes Treffen: Zwischen Fußball und Fazit
Ort des Geschehens: Das Pokalfinale der Kinder – und ein letztes Gespräch vor der Abgabe.
ARCH: Hi Manfred, dein Kleiner scheint ja richtig fit fürs Pokalfinale zu sein. Hast du ihm Kaffee gegeben oder warum ist der so energiegeladen?
AM: Schön dich zu sehen Adam! Du weißt doch, es ist wie bei jedem Projekt. Gute Vorbereitung ist das A und O! Und beim Sport gehört dazu halt eine ordentliche Portion Spaghetti Bolo 90 min bevor es ernst wird. Apropos Projekt: Wie läuft dein Lastenheft. Habt ihr nicht morgen Abgabe? Da hast du Zeit für deine Kids?
ARCH: Ja, es fällt echt schwer, mich auf Fußball zu konzentrieren. Ich sage mir: Ein bisschen Ablenkung muss sein, ich schaffe auch nicht mehr, wenn ich noch 2 Stunden länger darüber nachdenke. Außerdem ist doch Finale!
AM: Also bist du nicht mit dem Ergebnis zufrieden?
ARCH: Ach, was soll’s. Nein, zufrieden bin ich nicht. Am Anfang war ich euphorisch, weil ich dachte, dass ich es besser kann. Ich schätze, da habe ich zu viel von mir erwartet. Du hast mir gezeigt, was alles zu berücksichtigen ist. Danach habe ich erst gezweifelt, ob das wirklich alles nötig ist. Als ich es dann verstanden hatte, war ich pessimistisch. Insofern freue ich mich, dass wir doch noch so ein gutes Ergebnis erreichen konnten.
AM: Na also. Das klingt schon eher nach dem Adam, den ich kenne. Erzähl mal!
ARCH: Meine Erkenntnis des Projekts ist, dass wir früh mit den Kunden nicht nur Fachlichkeit und Technik klären müssen, sondern auch das grundsätzliche Projektvorgehen. Zur Klärung gehört auch, zu klären, was Teil der initialen Anforderungsanalyse ist, um eine Ausschreibung zu erstellen, und was Teil des Umsetzungsprojekts ist.
Viele versuchen, im initialen Anforderungsprojekt alles zu klären. Das braucht dann ewig, erzeugt Papierwüsten und wenn es dann nach langer Zeit zur Ausschreibung und zur Umsetzung kommt, ist eigentlich allen Beteiligten klar, dass es so, wie es beschrieben wurde, doch keiner will. Das war schließlich die Erkenntnis, die zu verschiedenen agilen Vorgehensmodellen geführt hat. Oft sind erste Anpassungen für den ein oder anderen Fachexperten schon offensichtlich, bevor die erste Zeile Code geschrieben wurde. Andererseits gibt es trotz der erheblichen Aufwände keine wirklich gute Grundlage für die Aufwandskalkulation, weil die Aspekte, die für eine Kalkulation notwendig sind, nicht ausreichend beschrieben wurden. Oder ggf. verstecken sich Aufwandstreiber irgendwo in Nebensätzen und werden schnell übersehen.
Mein Gefühl ist, dass so auch nicht immer der Beste die Ausschreibung gewinnt. Und das Risiko für alle Beteiligten so immer noch sehr hoch ist. Es scheitern ja immer noch eine erhebliche Menge an Projekten. Besonders wenn der Kunde zu einem gewissen Maße an Agilität in der Umsetzung bereit ist, würde ich Dinge zwischen dem Anforderungs- und dem Umsetzungsprojekt anders aufteilen.
Ich denke, da sind wir im Ergebnis besser als andere, hätten aber noch effizienter und noch fokussierter sein können. Ich freue mich daher auf das nächste Projekt, um hier nochmal an der Effizienz zu feilen. Ich habe auch schon ein paar konkretere Ideen. Kann ich dir später mal mehr erläutern.
AM: Ja, das war der Teil unserer sommerlichen Gespräche, der für mich auch erkenntnisreich war und mich zum Nachdenken gebracht hat. Das ein oder andere in meinem Standardvorgehen werde ich auch noch mal überdenken. Da sollten wir auf jeden Fall im Kontakt bleiben. Unsere Töchter sind ja jetzt auch im gleichen Verein, habe ich gehört, da werden wir uns nun noch häufiger sehen.
Erkenntnis des Tages: Das Timing entscheidet
Adams Fazit macht deutlich: Eine gute Anforderungsanalyse muss nicht alles vorab klären – aber sie muss die richtigen Dinge klären. Nur wenn Analyse, Ausschreibung und Umsetzung logisch aufeinander abgestimmt sind, lassen sich Risiken minimieren und unnötige Schleifen vermeiden.
Wie geht es weiter?
Eine Ausschreibung ist kein Selbstzweck. Sie muss die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung sein – ohne Papierwüsten, die später niemand mehr will.
Im abschließenden Teil 7 der Serie ziehen Adam und Manfred Bilanz und zeigen, wie die „Quadratur des Kreises“ im Anforderungsmanagement gelingen kann.
Bereits erschienen
Teil 1: Ein neues Projekt und viele offene Fragen
Teil 2: Viele Wege führen nach Rom, aber welchen wollen wir gehen?
Teil 3: Ein Auftrag? Nein, viele! Und alle wollen etwas anderes
Teil 4: Was braucht man wirklich, um zu schätzen?
Teil 5: Testen vergessen?
Teil 6: Analyse, Ausschreibung und Umsetzung – es muss zusammenpassen!
Teil 7: Fazit und Ausblick
