Wer kennt es nicht?
Es findet ein Meeting statt, in dem typische Unternehmenskennzahlen wie Umsatz, Ertrag, Mitarbeiterzahlen etc. präsentiert werden. Eine Person steht vor einer Gruppe Menschen und versucht, in dem zur Verfügung stehenden Time Slot alle Informationen unterzubringen, die für ihn und das Unternehmen wichtig sind. Die Zuhörer sitzen auf ihren Stühlen, versuchen dem Präsentierenden zu folgen. Sie verlieren den Faden oder fragen sich, was ihnen diese Zahlen denn nun sagen und bedeuten sollen. Nach der Präsentation verlassen die Zuhörer den Raum. Sie haben die Informationen zur Kenntnis genommen, sind sich aber unter Umständen nicht sicher, wie sie diese für sich einsortieren können und sind im schlimmsten Fall sogar irritiert oder besorgt. Leider sind solche Meetings immer noch an der Tagesordnung. Wichtige Themen, die eigentlich zum Nachdenken anregen und Handlungen nach sich ziehen sollten, werden zwar vernommen, aber nicht unbedingt auch verstanden und verinnerlicht. Wäre es nicht viel angenehmer, wenn Zahlen nicht nur heruntergebetet, sondern mit Leben gefüllt würden? Jede Zahl ist auf irgendeine Weise entstanden. Um die Zahl zu verstehen hilft es, ihre Geschichte zu kennen.
Vom Begriff zur Story „¦
Was uns Menschen und unsere Kommunikation untereinander ausmacht ist unsere Sprache. Wird ein Begriff in einem vollständigen, zusammenhängenden Satz untergebracht, können wir ihm leichter eine Bedeutung beimessen. Wird derselbe Begriff alleinstehend verwendet, entstehen Mehrdeutigkeiten oder es bleibt Erklärungsbedarf. Genauso verhält es sich bei der Präsentation von Zahlen. Ohne den richtigen Kontext kann unser Gehirn sie nicht einordnen und nimmt sie höchstens zur Kenntnis. Wird die Zahl hingegen von einer Geschichte umrahmt, kann sie von uns richtig eingeordnet und begriffen werden. Hier kommt Data Storytelling ins Spiel. Beim Data Storytelling geht es darum, Daten in einer spannenden, leicht verständlichen Geschichte zu verpacken.
Trockene Zahlen vs. spannende Geschichten
Sehr deutlich zu beobachten war die Wirkung bloßer Zahlenanalysen zum Beispiel in einem unserer jährlich stattfindendes Meetings, in dem Kennzahlen für einen Bereich des Unternehmens präsentiert werden. Im letzten Jahr fielen die Zahlen sehr gut aus, was die Zuhörer, die ja maßgeblich zum Erfolg beigetragen hatten, eigentlich hätte begeistern müssen. Doch stattdessen war die Grundstimmung gedämpft und viele Teilnehmer trotteten sogar in getrübter Stimmung nach Hause. Ob es helfen würde, die Präsentation als Geschichte zu gestalten? Das wollten wir aus unserem Competence Team Analyse und Reporting heraus ausprobieren und führten beim diesjährigen Kennzahlen-Meeting kurzerhand die Technik des Data Storytellings ein.
Echte Themen und Spannung aufbauen
In einem Workshop bestimmten wir zuerst die Hauptthemen der Geschichte. Schnell wurde klar, dass es sich dabei nicht um die reinen Kennzahlen des Bereichs handelte, sondern um Dinge, die maßgeblich zu diesen Zahlen beigetragen hatten. Nachdem die eigentlichen Höhepunkte der Geschichte identifiziert waren, trugen wir zusammen, aus welchen Problemstellungen diese Ereignisse entstanden sind und was geschehen wäre, hätte man sich der Probleme nicht angenommen. Diese Punkte fügten wir am Ende zu einer für den Zuhörer interessanten und nachvollziehbaren Geschichte zusammen. Hierzu haben wir unsere Geschichte entlang einer Spannungskurve aufgebaut, wie man Sie aus der Literatur kennt: Es gab eine Einleitung, in der kurz der Rahmen gesteckt wurde. Danach wurde von Problemen und Stolpersteinen berichtet, die sich über das Jahr aufgetan hatten. Für diese Probleme wurden dann die Lösungen anhand von greifbaren Beispielen und kurzen Projektberichten präsentiert, die zu guter Letzt zum Erfolg der daraufhin eingeblendeten KPIs geführt haben. Um einen runden Abschluss zu schaffen wurde die Präsentation mit einigen motivierenden Sätzen für das nächste Jahr und einem Abspann beendet.
Und was meinte das Publikum dazu?
Die Reaktionen auf die andere Art der Präsentation waren sehr positiv. Durch die Geschichte konnten die Zuhörer die Höhen und Tiefen des letzten Jahres miterleben und die Zahlen, die im Jahr davor ebenso gut waren, aber nicht so aufgenommen wurden, besser nachvollziehen. Die Erfolge des abgeschlossenen Jahres wurden als solche erkannt und wertgeschätzt. Wir fühlen uns bestärkt und haben uns fest vorgenommen, das Thema Data Storytelling in weiteren Workshops voranzutreiben, um diese wertvolle Methode bekannter zu machen und zu verbreiten. Mehr dazu demnächst auf diesem Kanal.
