Digitale Souveränität ist kein abstraktes politisches Ziel mehr. Sie wird konkret, sobald Unternehmen und Behörden entscheiden müssen, wo ihre Daten liegen, wer ihre zentralen Kommunikationsplattformen kontrolliert und wie leicht sich ein Anbieter oder eine Technologie später noch wechseln lässt.
Der digitale Arbeitsplatz spielt dabei eine besondere Rolle. E-Mails, Dokumente, Termine, Chats und Wissen bilden das operative Nervensystem einer Organisation. Wer diesen Bereich vollständig auf eine einzige Plattform ausrichtet, entscheidet sich deshalb nicht nur für Funktionen, sondern auch für ein Betriebsmodell, ein Lizenzsystem und langfristige technische Abhängigkeiten.
Microsoft 365 setzt in diesem Markt den Maßstab für Integration und Funktionsumfang. Gleichzeitig wächst der Bedarf an Alternativen, die mehr Kontrolle über Daten, Betrieb und technologische Weiterentwicklung ermöglichen.
Eine dieser Alternativen ist openDesk. Im Rahmen unseres Public Labs haben wir openDesk in der Version 1.18.0 installiert, betrieben und anhand ausgewählter Kollaborationsszenarien praktisch erprobt. Unser Zwischenfazit: openDesk kann zentrale Kollaborationsszenarien tragfähig abbilden. Ein funktionsgleicher Ersatz für das gesamte Microsoft-365-Ökosystem ist die Plattform jedoch nicht.
Was ist openDesk?
openDesk ist keine einzelne Anwendung, sondern eine orchestrierte Plattform für den digitalen Arbeitsplatz. Sie kombiniert verschiedene etablierte Open-Source-Produkte zu einer gemeinsamen Arbeitsumgebung.
Die Plattform umfasst unter anderem:
- browserbasierte Office-Anwendungen,
- gemeinsame Dokumentenbearbeitung,
- Dateiablage und Filesharing,
- E-Mail und Kalender,
- Chat und Videokonferenzen,
- Wissensmanagement/Wiki,
- Kontakte und
- Projektmanagement.
Die einzelnen Komponenten sind dabei nicht grundsätzlich neu. Viele von ihnen werden bereits seit Jahren entwickelt und produktiv eingesetzt. Der Mehrwert von openDesk liegt in ihrer gemeinsamen Bereitstellung und Integration.
Aus Architektursicht ist openDesk daher weder eine monolithische Suite noch lediglich eine Sammlung frei verfügbarer Anwendungen. Vielmehr ist die Plattform eine kuratierte Referenzarchitektur für einen souveränen digitalen Arbeitsplatz.
Wer steht hinter openDesk?
Die organisatorische Verantwortung für openDesk liegt beim Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, kurz ZenDiS. Der Auftrag von ZenDiS ist es, die digitale Souveränität insbesondere der öffentlichen Verwaltung praktisch zu stärken.
Daraus ergeben sich einige wesentliche Unterschiede zu einem proprietären Plattformprodukt, dessen Quellcode und Weiterentwicklung von einem Hersteller kontrolliert werden:
- Der Quellcode ist offen zugänglich.
- Die technische Entwicklung ist nachvollziehbar.
- Der Betrieb ist nicht dauerhaft an einen einzelnen Hersteller gebunden.
- Unterschiedliche Dienstleister können Leistungen rund um Integration, Hosting und Betrieb anbieten.
- Organisationen können die Plattform grundsätzlich prüfen, erweitern und anpassen.
openDesk richtet sich zwar vor allem an die öffentliche Verwaltung, der zugrunde liegende Ansatz ist jedoch auch für Unternehmen relevant. Das gilt insbesondere dort, wo es um Datenschutz, geistiges Eigentum, regulatorische Anforderungen oder besonders schützenswerte Forschungs- und Entwicklungsdaten geht.
Souveränität heißt nicht Unabhängigkeit
Open Source wird gelegentlich mit vollständiger technologischer Unabhängigkeit gleichgesetzt. Das greift zu kurz.
Auch openDesk benötigt Infrastruktur, Produkt-Communitys, Integratoren, Betriebsteams und spezialisiertes Know-how. Eine Organisation tauscht deshalb nicht einfach Abhängigkeit gegen Unabhängigkeit. Sie verändert die Art ihrer Abhängigkeiten.
Der entscheidende Unterschied: Quelloffene Software und frei wählbare Betriebsmodelle schaffen zusätzliche Handlungsoptionen. Organisationen können grundsätzlich den Betreiber wechseln, den Code prüfen, Komponenten anpassen oder eigene Fähigkeiten aufbauen. Diese Möglichkeiten bestehen bei proprietären Plattformen nur eingeschränkt.
Digitale Souveränität bedeutet daher nicht, ohne externe Partner oder Hersteller auszukommen. Sie bedeutet, Abhängigkeiten bewusst zu gestalten, nachvollziehen und bei Bedarf verändern zu können.
openDesk eröffnet dafür – abhängig vom gewählten Betriebsmodell – mehrere Spielräume:
- mehr Kontrolle über Daten und Betriebsort,
- Wahlmöglichkeiten bei Infrastruktur und Dienstleistern,
- Transparenz über den eingesetzten Quellcode,
- eigene Erweiterungs- und Integrationsmöglichkeiten sowie
- geringere Bindung an einen einzelnen Plattformanbieter.
Diese Freiheit ist allerdings mit Verantwortung verbunden. Das heißt: Wer mehr Kontrolle übernimmt, muss auch mehr Architektur-, Integrations- und Betriebsentscheidungen selbst treffen.
Wie viel digitalen Arbeitsplatz liefert openDesk bereits?
Die grundlegenden Kollaborationsszenarien bildet openDesk tragfähig ab. Dokumente können im Browser erstellt und gemeinsam bearbeitet, Dateien geteilt, Termine organisiert und Wissen strukturiert dokumentiert werden. Chat und Videokonferenzen ergänzen den Funktionsumfang.
Für Organisationen, die heute noch stark mit Netzlaufwerken, E-Mail-Anhängen, Insellösungen oder wenig standardisierten Abläufen arbeiten, kann openDesk deshalb einen deutlichen Entwicklungsschritt darstellen. Die Plattform ermöglicht moderne Zusammenarbeit, ohne sich bei Infrastruktur und Daten vollständig an ein proprietäres Cloud-Ökosystem zu binden.
Auch für neu aufzubauende Bereiche kann openDesk interessant sein. Wer noch keine tief gewachsene Microsoft-Landschaft migrieren muss, kann den digitalen Arbeitsplatz von Beginn an entlang eigener Architektur- und Souveränitätsanforderungen gestalten.
Schwieriger wird es dagegen, wenn openDesk eine über Jahre gewachsene M365-Umgebung vollständig ersetzen soll.
Ist openDesk eine Alternative zu Microsoft 365?
Die kurze Antwort lautet: Ja, aber nicht als funktionsgleiche Kopie.
Microsoft 365 ist weit mehr als Word, Outlook, Teams und eine Dateiablage. Je nach Lizenzmodell und ergänzenden Diensten verbindet das Microsoft-Ökosystem unter anderem:
- native Office-Anwendungen,
- E-Mail und Kalender,
- Kollaboration und Telefonie,
- Dateiablage und Intranet,
- Identitäts- und Zugriffsmanagement,
- Geräteverwaltung,
- Security- und Compliance-Dienste,
- Automatisierung und Low Code sowie
- eine große Zahl an Fach- und Drittanwendungen.
Dieses Ökosystem ist über Jahrzehnte gewachsen. Es macht Microsoft 365 leistungsfähig und bequem, erzeugt aber zugleich eine weitreichende Bindung an die Plattform.
openDesk setzt andere Prioritäten. Die Plattform konzentriert sich auf zentrale Kollaborationsfunktionen und deren souveränen Betrieb. Sie bietet derzeit jedoch kein geschlossenes Gegenstück zum vollständigen Microsoft-Bundle.
Insbesondere in folgenden Bereichen sind zusätzliche Lösungen oder Konzepte erforderlich:
- Endgeräte- und Client-Management,
- durchgängige Desktop-Office und Offline-Szenarien,
- umfassende Telefoniefunktionen,
- komplexe externe Meeting- und Gastmodelle,
- integrierte Security-Services,
- Power Platform und umfangreiche Automatisierungen sowie
- tief mit Microsoft verbundene Fachanwendungen.
Wer lediglich Anwendungen miteinander vergleicht, übersieht daher einen wesentlichen Punkt: Die Ablösung von Microsoft-365 betrifft nicht nur Softwareprodukte, sondern Identitäten, Endgeräte, Daten, Arbeitsabläufe, Sicherheitsprozesse und Integrationen.
Für wen ist openDesk besonders interessant?
openDesk ist vor allem dort eine realistische Option, wo Souveränität und Kontrolle höher gewichtet werden als maximale funktionale Integration.
Das betrifft beispielsweise Organisationen,
- deren digitaler Arbeitsplatz bislang von Netzlaufwerken, E-Mail-Anhängen und Insellösungen geprägt ist,
- die Netzlaufwerke und Insellösungen konsolidieren wollen,
- die neue Organisationseinheiten oder Arbeitsbereiche aufbauen,
- die besonders schützenswerte Daten verarbeiten,
- die ihre Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller reduzieren wollen oder
- die bereit sind, eigene Plattform- und Betriebsfähigkeiten aufzubauen.
Weniger geeignet ist openDesk als kurzfristige Komplettablösung für Organisationen, deren Prozesse tief mit Microsoft 365 verbunden sind. Wer Teams für Telefonie, Intune für Endgeräte, Power Platform für Fachprozesse und Microsoft-Security-Dienste für den Schutz der gesamten Arbeitsumgebung nutzt, steht nicht vor einem einfachen Produktwechsel.
Hier braucht es eine differenzierte Migrationsstrategie: Welche Funktionen müssen tatsächlich ersetzt werden? Welche Anwendungen können zunächst bestehen bleiben? Für welche Nutzergruppen eignet sich openDesk bereits? Und welche Abhängigkeiten sollen bewusst aufgelöst werden?
Konkurrenz oder Ergänzung?
Die Gegenüberstellung „Microsoft oder openDesk“ ist für viele Organisationen zu grob.
In der Praxis sind unterschiedliche Zielbilder denkbar:
- openDesk als zentraler digitaler Arbeitsplatz,
- openDesk für ausgewählte Nutzergruppen,
- openDesk für besonders schützenswerte Bereiche,
- ein schrittweiser Einstieg über einzelne Komponenten oder
- ein hybrides Modell mit klar abgegrenzten Microsoft- und Open-Source-Diensten.
Auch ein hybrider Ansatz ist allerdings kein Selbstläufer. Ohne festgelegte führende Systeme entstehen doppelte Datenablagen, widersprüchliche Berechtigungen und Medienbrüche. Koexistenz benötigt deshalb ebenso klare Architektur- und Governance-Entscheidungen wie eine vollständige Migration.
Die entscheidende Frage lautet nicht: „Welches Produkt ist grundsätzlich besser?“
Sie lautet: Welche Fähigkeiten benötigt unsere Organisation, welche Abhängigkeiten akzeptieren wir und welche Verantwortung können wir selbst übernehmen?
Fazit: Eine strategische Option, kein austauschbares Produkt
openDesk ist keine Wunderwaffe und kein funktionsgleiches Abbild von Microsoft 365. Die Plattform ist aber eine ernstzunehmende Alternative für zentrale Kollaborationsszenarien – insbesondere dort, wo Datenhoheit, freie Betreiberwahl und technologische Gestaltungsfähigkeit entscheidend sind.
Microsoft 365 bleibt derzeit schwer zu ersetzen, wenn eine Organisation die gesamte Breite des Ökosystems benötigt: vom Office-Client über Telefonie und Geräteverwaltung bis zu Security, Automatisierung und Fachanwendungsintegration.
openDesk verfolgt einen anderen Anspruch. Es schafft einen souverän betreibbaren digitalen Arbeitsplatz, verlangt dafür aber eine bewusste Auswahl der benötigten Funktionen und ein realistisches Verständnis der eigenen Fähigkeiten.
Damit ist openDesk kein funktionsgleiches Ersatzprodukt, das sich einfach gegen Microsoft 365 austauschen lässt. Es ist eine Architekturentscheidung.
Deshalb verlassen wir im zweiten Teil unserer Serie die strategische Ebene und betrachten die operative Realität: Wie anspruchsvoll ist der Eigenbetrieb auf Kubernetes? Wie alltagstauglich ist die Plattform? Welche Kosten entstehen – und welche organisatorischen Voraussetzungen müssen für eine produktive Einführung erfüllt sein?
Links
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/microsoft-365-overview?view=o365-worldwide
https://www.opendesk.eu/de/produkt
https://www.opendesk.eu/de/betriebsmodelle
https://docs.opendesk.eu/operations/architecture
Ein weiterer Beitrag dieser Autoren: https://thecattlecrew.net/2026/05/05/ein-halbes-jahr-stackit-cloud-erfahrungen-aus-der-praxis/
Credits: Danke an unsere ehemalige Kollegin Tanja Langer, die als erfahrene Projektmanagerin an dieser Reihe mitgewirkt hat.
